Veelgestelde vragen

Elke exposant heeft recht op een aantal gratis exposantentickets, afhankelijk van de grootte en het type van de geboekte stand. Deze tickets zijn bedoeld voor standbegeleiders en standpersoneel en geven toegang tot de beurshal op 5 en 6 november vanaf 08:00 uur.

Het aantal gratis exposantentickets is als volgt:
- Standaardstand 3 x 3 meter: 1 gratis ticket
- Standaardstand 5 x 3 meter: 2 gratis tickets
- Standaardstand 6 x 6 meter: 3 gratis tickets
- Maatwerkstand tot en met 50 m²: 3 gratis tickets
- Maatwerkstand groter dan 50 m²: 4 gratis tickets

Let op: Beursdeelnemerskaarten zijn uitsluitend bedoeld voor standhouders en standpersoneel. Standhouders mogen geen commercieel belang hebben bij de beurs en worden bovendien niet vermeld in het evenementenboekje.

Extra reguliere bezoekerskaartjes kunnen worden geboekt via de website van ECE 2026: www.ece-rotterdam2026.eu

Iedereen die het evenement bijwoont, moet in het bezit zijn van een eigen toegangskaartje.

Er is geen toegangskaart nodig voor mensen die alleen betrokken zijn bij het opbouwen of afbreken van een stand.

Op maat gemaakte stands: de beurshal is op 3 en 4 november toegankelijk van 08:00 tot 20:00 uur. Voor de laadperrons moet vooraf een tijdslot worden gereserveerd. De reservering van tijdvakken start op 24 september; u ontvangt hierover nadere informatie.

Standaardstands: houd er rekening mee dat standaardstands op 3 en 4 november geen toegang hebben tot de beurshal. Het aanleveren van kleine materialen is mogelijk op 5 november tussen 08:00 en 10:00 uur, zonder toegangskaartje.

De specificaties en een overzicht van de onderdelen die bij de verschillende standtypes zijn inbegrepen, vindt u op de pagina ‘Exposanten’ op de website van ECE Rotterdam 2026.

De exposantenhandleiding, die u eveneens op de pagina ‘Exposanten’ kunt vinden, bevat de belangrijkste praktische informatie, voorschriften, informatie over de opbouw en afbraak, veiligheidsvoorschriften en deadlines voor uw deelname.

Extra materialen en diensten kunt u bestellen via de Expodoc-webshop. Afhankelijk van uw behoeften kunt u onder andere meubilair, audiovisuele apparatuur, catering, internet en andere standgerelateerde diensten bestellen.

De inloggegevens voor Expodoc worden apart verzonden naar de aangewezen contactpersoon voor uw stand.

Mocht u de inloggegevens nog niet hebben ontvangen, controleer dan uw spamfolder. Als ze daar niet staan, neem dan contact op met exhibitors@ece-rotterdam2026.eu, zodat we dit kunnen controleren of de gegevens opnieuw kunnen versturen.

Houd er rekening mee dat de webshop per exposant slechts aan één contactpersoon kan worden toegewezen.

Het standaard ECE-standconcept moet de basis van de stand blijven vormen. Bepaalde aanpassingen, toevoegingen en upgrades zijn echter mogelijk.

Via de Expodoc-webshop kunt u een assortiment meubilair, apparatuur en diensten bestellen. Als u standaardmeubilair of een ander inbegrepen element wilt vervangen of verwijderen, neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bekijken.

Houd er rekening mee dat het verwijderen van meubilair of andere items die in uw standpakket zijn inbegrepen, geen korting of tegoed oplevert.

Als u een specifiek verzoek heeft dat niet in de webshop beschikbaar is, stuur ons dan een schets en een korte beschrijving. Wij zullen dan de mogelijkheden voor u bekijken.

Voor de standaard ECE-standpakketten mogen aanpassingen uitsluitend worden uitgevoerd door de aangewezen ECE-standbouwer.

Mocht u specifieke wensen hebben, neem dan contact met ons op, zodat we de mogelijkheden met de standbouwer kunnen bespreken.

Voor op maat gemaakte stands verwijzen wij u naar de Exposantenhandleiding voor de geldende vereisten en goedkeuringsprocedure. Standontwerpen moeten mogelijk samen met afmetingen en aanzichten ter goedkeuring worden ingediend.

U kunt zelf aangeven waar u het scherm het liefst geplaatst wilt hebben door een eenvoudige tekening of schets mee te sturen. Schermen en andere AV-apparatuur kunt u bestellen via de Expodoc-webshop.

Als u een afwijkende plaatsing of montageoplossing wenst, geef dit dan aan in uw tekening en vermeld alle relevante details. Wij zullen dan de mogelijkheden bekijken.

Welke standaard merkelementen zijn inbegrepen, hangt af van uw standpakket. Het drukwerk van de standaardafbeeldingen die in uw pakket zijn inbegrepen, is bij de standprijs inbegrepen.

Aanvullende merkopies kunnen apart via Expodoc worden besteld.

De aangewezen contactpersoon heeft een aparte e-mail ontvangen met de specificaties voor het drukwerk en een speciale link om het drukwerk te uploaden.

Houd er rekening mee dat het drukwerk niet via de Expodoc-webshop kan worden geüpload of per e-mail kan worden verzonden. Gebruik de speciale uploadlink die in de instructies voor het drukwerk is vermeld.

Controleer eerst of de e-mail naar een andere contactpersoon binnen uw organisatie is verzonden en kijk ook even in uw spamfolder.

Als u de e-mail niet kunt vinden, neem dan contact op met exhibitors@ece-rotterdam2026.eu. Wij zullen de informatie dan controleren of opnieuw versturen.

De uitnodiging om afbeeldingen te uploaden wordt apart verzonden, los van de inloggegevens voor de Expodoc-webshop.

Ja. Als u uw ontwerp hebt geüpload, maar niet zeker weet of alles correct is ontvangen of aan de productie-eisen voldoet, neem dan contact met ons op. Ons grafisch team kan de bestanden controleren.

Standaardstands zijn voorzien van de volgende stroomvoorziening:
- 3 x 3 meter: één stroomvoorziening met in totaal twee stopcontacten
- 5 x 3 meter: twee stroomvoorzieningen met in totaal vijf stopcontacten
- 6 x 6 meter: twee stroomvoorzieningen met in totaal vijf stopcontacten

Controleer de specificaties van uw stand voor de exacte stroomvoorziening die voor uw stand geldt.

Als u apparatuur gebruikt die een hoger stroomverbruik heeft, kan er extra stroom nodig zijn.

Geef een overzicht van de apparatuur die u van plan bent te gebruiken, inclusief het vermogen in watt of kW, indien mogelijk. Dit is met name belangrijk voor apparatuur zoals koelkasten, koffiemachines en andere horeca-apparatuur.

Wij zullen uw behoeften controleren en u laten weten of er extra stroom nodig is. Indien dit het geval is, kunt u het benodigde extra vermogen bestellen via de Expodoc-webshop.

Laat het ons van tevoren weten als u van plan bent elektrische apparatuur mee te nemen die geen deel uitmaakt van uw standpakket of niet via Expodoc is besteld.

Vermeld het type apparatuur en de stroomvereisten, zodat we kunnen controleren of de beschikbare stroomvoorziening toereikend is.

Ja. De schermen die via de webshop verkrijgbaar zijn, beschikken over een USB-poort, waardoor presentaties en video’s rechtstreeks vanaf een USB-stick kunnen worden afgespeeld.

Ja. In de beurshal is openbare wifi beschikbaar.

Als u grote bestanden wilt uploaden of downloaden, of als u voor uw stand een eigen of betrouwbaardere internetverbinding nodig hebt, kunt u via Expodoc een eigen internetverbinding aanvragen.

Voedingsmiddelen, dranken en apparatuur en diensten op het gebied van catering kunnen via de Expodoc-webshop worden besteld.

Ja. Tijdens de beurs blijft er een beperkt aanbod aan cateringartikelen beschikbaar voor aanvullende bestellingen. Deze artikelen kunnen worden besteld via de Expodoc-webshop, zolang de voorraad strekt.

Houd er rekening mee dat het aanbod tijdens de beurs mogelijk beperkter is dan de artikelen die vooraf kunnen worden besteld.

Het is niet toegestaan om eigen eten en drinken mee te nemen om uit te delen aan bezoekers. Uitzonderingen gelden voor standpersoneel en proefmonsters, zoals weggeefartikelen.

Uitzonderingen en afwijkingen van deze regel zijn alleen mogelijk na voorafgaand overleg en schriftelijke bevestiging door het ECE-organisatieteam.

Neem alstublieft van tevoren contact met ons op als u van plan bent uw eigen cateringapparatuur mee te nemen.

We moeten de apparatuur controleren en, indien van toepassing, de afmetingen, de plaatsing en de elektrische vereisten ervan nagaan.

Bier, andere dranken, glaswerk en cateringdiensten kunnen worden besteld via de webshop van Expodoc.

Als u glaswerk huurt, houd er dan rekening mee dat gebruikte glazen door uw eigen standpersoneel moeten worden afgespoeld. Mocht u tijdens de beurs zonder schone glazen komen te zitten, dan kunt u via Expodoc extra schone glazen bestellen, afhankelijk van de beschikbaarheid.

Als u cateringpersoneel nodig heeft om drankjes te serveren of te helpen in uw bar, kunt u dit ook via Expodoc bestellen.

Biertaps en vaten kunnen eveneens via Expodoc worden besteld. Als u specifieke wensen heeft met betrekking tot de inrichting van uw bar, vermeld deze dan bij het plaatsen van uw bestelling of neem contact op met exhibitors@ece-rotterdam2026.eu.

Gelieve één Word-document van maximaal één A4-pagina aan te leveren met daarin:
- Bedrijfsnaam zoals u deze wilt laten verschijnen
- Adres
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Website
- Korte bedrijfsbeschrijving

Gelieve ook uw bedrijfslogo apart aan te leveren, bij voorkeur in Illustrator of een ander vectorformaat. Indien dit niet beschikbaar is, wordt ook een JPG- of PNG-bestand met hoge resolutie geaccepteerd.

Het Word-document en het bedrijfslogo kunnen per e-mail worden verzonden naar exhibitors@ece-rotterdam2026.eu.

Er is geen apart uploadportaal nodig voor het Exchange-boekje.

Het digitale Exchange Booklet is vanaf 1 oktober 2026 beschikbaar. Het bevat bedrijfsinformatie en profielen van deelnemende exposanten.

Daarnaast komt er een ECE-app beschikbaar, met dezelfde exposantinformatie als het Exchange Booklet en een overzicht van geregistreerde bezoekers. De app biedt een gemakkelijke manier om tijdens het evenement door de informatie over exposanten en bezoekers te bladeren.

Nee. Kaartjes voor het galadiner zijn niet inbegrepen in het standpakket, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen met de ECE-organisatie.

Kaartjes voor het galadiner kunnen apart worden gekocht, zolang de voorraad strekt.

Het galadiner vindt plaats in de Laurenskerk:

Grotekerkplein 27
Rotterdam

De Laurenskerk ligt in het hart van het centrum van Rotterdam.

De reis met het openbaar vervoer van Rotterdam Ahoy naar de Laurenskerk duurt ongeveer 30 minuten.

De Laurenskerk ligt op ongeveer 5 minuten lopen van metrostation Blaak (lijn C) en het treinstation. De locatie is ook gemakkelijk bereikbaar vanaf metrostation Beurs (lijn D).

Als u met de auto komt, liggen de volgende parkeergarages beide op ongeveer 5 minuten lopen van de Laurenskerk:
- Parkeergarage Markthal
- Parkeergarage WTC-Beursplein

We raden u aan wat extra tijd in te calculeren voor het parkeren, vooral tijdens de spits in het stadscentrum.

Het programma is als volgt:
- Ontvangst van de gasten: 19:30 – 20:00
- Diner: 20:00 – 23:30
- Verwachte eindtijd: 23:30

De kledingvoorschriften zijn ‘Festive Formal’.

Elegant en feestelijk – Black Tie is welkom, maar niet verplicht.

Er kunnen visumuitnodigingsbrieven worden afgegeven aan vertegenwoordigers van bedrijven die actief zijn in de graan- en diervoedersector en die een legitiem belang hebben bij een bezoek aan de ECE.

Houd er rekening mee dat de ECE-organisatie zich het recht voorbehoudt om aanvullende informatie over het bedrijf op te vragen alvorens een uitnodigingsbrief af te geven.

Dien uw aanvraag ruim van tevoren in en houd rekening met voldoende tijd voor de beoordeling en afhandeling ervan.

Als u een visum nodig hebt om het evenement bij te wonen, kunt u een uitnodigingsbrief aanvragen ter ondersteuning van uw visumaanvraag.

Eerst moet u zich voor het evenement registreren door een toegangskaartje te kopen via de registratiewebsite van ECE.

Elke deelnemer aan het evenement moet afzonderlijk worden geregistreerd en over een eigen toegangskaartje beschikken.

Nadat het kaartje is gekocht, ontvangt u automatisch een factuur als bewijs van registratie.

Zodra het ticket is gekocht, verzoeken wij u de ECE-organisatie hiervan per e-mail op de hoogte te stellen en voor elke persoon die een uitnodigingsbrief nodig heeft de volgende gegevens te verstrekken:
- Voornaam
- Achternaam
- Geslacht
- Functie
- Geboortedatum
- Paspoortnummer
- Vervaldatum paspoort
- Aankomstdatum
- Vertrekdatum
- Adres

Zorg ervoor dat de persoonlijke gegevens precies zo worden ingevuld als ze in het paspoort van de betreffende persoon staan vermeld.

Zodra de ECE-organisatie de inschrijving voor het evenement, de aankoop van het ticket en de vereiste persoonlijke gegevens heeft ontvangen en gecontroleerd, wordt de uitnodigingsbrief opgesteld en per e-mail naar u verzonden.

De uitnodigingsbrief kan vervolgens als ondersteunend document bij de visumaanvraag worden gevoegd.

Houd er rekening mee dat er geen uitnodigingsbrief kan worden afgegeven voordat de inschrijving voor het evenement is voltooid en het betreffende toegangsticket is aangeschaft.

Als de visumaanvraag wordt afgewezen en de betrokkene daardoor niet in staat is om de „ European Commodities Exchange Days 2026” bij te wonen, kan het toegangsticket worden geannuleerd.

Stuur in dat geval een kopie van de afwijzingsbrief van de visumaanvraag, uw toegangsticket en de bankrekeninggegevens waarop de terugbetaling moet worden overgemaakt.

Houd er rekening mee dat de afhandeling van de terugbetaling enige tijd in beslag kan nemen.

Nee. De ECE-organisatie regelt of bemiddelt niet bij ontmoetingen met exposanten of andere bedrijven.

Als u tijdens het evenement met bepaalde bedrijven wilt afspreken, dient u zelf rechtstreeks met hen de nodige afspraken te maken.

Aangezien het evenement in Nederland plaatsvindt, zijn wij wettelijk verplicht om 21% btw (belasting over de toegevoegde waarde) in rekening te brengen op alle diensten die wij leveren.

Helaas is het niet mogelijk om vooraf een factuur te ontvangen.

We maken gebruik van een geautomatiseerd betalingssysteem om het betalings- en factureringsproces te stroomlijnen.

Zodra u uw betaling heeft voltooid, hetzij via Wero, hetzij met een creditcard, zal het systeem automatisch uw factuur genereren en verzenden.

Op deze manier kunt u er zeker van zijn dat alle benodigde gegevens correct zijn ingevoerd en kunt u uw boeking(en) zelf beheren.

We kunnen geen uitzonderingen maken op deze procedure.

Controleer allereerst uw spam- of ongewenste e-mailmap als u uw factuur niet kort na het voltooien van uw betaling hebt ontvangen.

Als de factuur ook niet in uw spam- of ongewenste e-mailmap staat, is het mogelijk dat het e-mailadres dat u tijdens het betalingsproces hebt opgegeven, onjuist of onvolledig was.

Als organisator van het evenement hebben wij geen speciale tarieven of prijsafspraken gemaakt met hotels. Hotelreserveringen en alle afspraken met betrekking tot tarieven, beschikbaarheid of annuleringsvoorwaarden vallen daarom onder de verantwoordelijkheid van de gast zelf.

Rotterdam Ahoy ligt net buiten het stadscentrum, maar is goed bereikbaar met het openbaar vervoer.

Het hotel dat het dichtst bij de locatie ligt, is Ibis Styles Rotterdam Ahoy, dat op loopafstand van Ahoy ligt.

De volgende hotels worden aanbevolen:
- Ibis Styles Rotterdam Ahoy – 3 sterren – op ongeveer 0,2 km van Ahoy
- nhow Rotterdam – 4 sterren – op ongeveer 3,3 km
- Room Mate Bruno – 4 sterren – op ongeveer 3,4 km
- Mainport Hotel Rotterdam, Curio Collection by Hilton – 5 sterren – op ongeveer 4,1 km
- DoubleTree by Hilton Rotterdam Centre – 4 sterren – ongeveer 4,1 km
- ibis Rotterdam City Centre – 3 sterren – ongeveer 4,8 km
- Postillion Hotel WTC Rotterdam – 4 sterren – ongeveer 5,1 km
- citizenM Rotterdam – 4 sterren – ongeveer 5,2 km
- Bilderberg Parkhotel Rotterdam – 4 sterren – ongeveer 5,3 km

Meer hotelopties zijn te vinden op de website van Rotterdam Ahoy en via boekingsplatforms zoals Booking.com en Trivago.

Wij raden u aan uw hotel ruim van tevoren te boeken, aangezien er tijdens de European Commodities Exchange veel vraag naar accommodatie wordt verwacht.

Op het voorplein van Rotterdam Ahoy bevindt zich een taxistandplaats, waar gecertificeerde taxi’s van Rotterdamse taxibedrijven klaarstaan. Tijdens grote evenementen staan er doorgaans taxi’s te wachten bij de taxistandplaats, dus vooraf reserveren is meestal niet nodig.

Als u liever van tevoren een taxi reserveert, kunt u gebruikmaken van een erkend taxibedrijf naar keuze. Zorg ervoor dat u een gecertificeerde taxi gebruikt met het Rotterdam Taxi-keurmerk (RTX).

Er is ook een Uber-ophaalpunt naast het voorplein van Ahoy. Controleer bij het reserveren de aangewezen ophaallocatie.

Voor algemene zaken: info@ece-rotterdam2026.eu
Voor financiële zaken: finance@ece-rotterdam2026.eu
Voor vragen over uw stand: exhibitors@ece-rotterdam2026.eu